Overlijden doorgeven: aan wie, in welke volgorde

Een van de eerste vragen die nabestaanden stellen is ook een van de vervelendste: moet ik nu echt overal zelf achteraan? Het antwoord is gelukkig half nee. Een flink deel van de instanties hoort het overlijden doorgeven automatisch via de gemeente. De andere helft hoort het van niemand, en juist die groep is waar families maanden later nog tegenaan lopen.

Dit stuk zet beide lijsten naast elkaar, in de volgorde waarin je ze het beste afwerkt.

Eerst: de aangifte bij de gemeente

Alles begint bij de aangifte van overlijden. De arts die het overlijden vaststelt geeft een verklaring af; met die verklaring wordt aangifte gedaan bij de gemeente waar de persoon is overleden. In de praktijk doet de uitvaartondernemer dit bijna altijd, maar je mag het ook zelf.

De gemeente maakt daarvan de overlijdensakte op en verwerkt het overlijden in de Basisregistratie Personen, de BRP. Vanaf dat moment loopt de automatische keten. Vraag bij die aangifte meteen vijf tot tien uittreksels van de overlijdensakte aan. Bijna elke instantie die je straks belt wil er een eigen exemplaar van houden, en nabestellen kost een extra rit naar het gemeentehuis. Het tarief verschilt per gemeente en staat op hun website.

Gaat automatisch via de gemeente

Deze instanties zijn aangesloten op de BRP en krijgen het overlijden door zonder dat jij belt:

• De Belastingdienst, voor de inkomstenbelasting en de toeslagen
• De SVB, waarmee de AOW stopt
• Het UWV, voor lopende uitkeringen
• De zorgverzekeraar, waarmee de basisverzekering eindigt
• DigiD, dat wordt beëindigd
• De gemeentelijke belastingen en de waterschappen
• Pensioenfondsen, meestal
• DUO, voor studieschuld of studiefinanciering
• Het Kadaster en de RDW, voor de registratie

Twee kanttekeningen die veel ellende schelen. De RDW weet het wel, maar de overschrijving van het kenteken doe je zelf; zolang de auto op naam van de overledene staat, loopt de wegenbelasting door. En bij het pensioenfonds geldt hetzelfde onderscheid: dat het overlijden bekend is, betekent niet dat het nabestaandenpensioen wordt uitgekeerd. Dat moet je aanvragen.

Dit moet je zelf doen

Hier zit het echte werk, en hier gaat het mis als niemand weet dat een rekening of polis bestaat.

Banken, en meteen

Dit gaat niet automatisch, en het is het eerste telefoontje dat telt. Bel de afdeling voor nabestaanden en stuur een uittreksel van de overlijdensakte mee. De bank blokkeert de rekening, stopt automatische incasso’s en geeft je een overzicht van de saldi op de datum van overlijden. Dat laatste getal heb je later nodig voor de aangifte erfbelasting, dus vraag er expliciet om.

Vraag meteen ook wat de bank nodig heeft om de rekening weer vrij te geven. Bij kleinere saldi is een uittreksel vaak genoeg; bij grotere bedragen vraagt de bank doorgaans om een verklaring van erfrecht van de notaris. Vergeet creditcards en losse spaarrekeningen bij andere banken niet; een overzicht van alle bankrekeningen is precies het soort ding waarvan achteraf blijkt dat niemand het had.

Verzekeraars, want een polis die niemand kent keert niet uit

Geen enkele verzekering keert uit omdat iemand is overleden. Er moet geclaimd worden, door iemand die weet dat de polis bestaat. Dat geldt voor de levensverzekering, de uitvaartverzekering en de overlijdensrisicoverzekering die vaak aan een hypotheek hangt.

De betrouwbaarste manier om een vergeten polis te vinden: loop de bankafschriften van het afgelopen jaar na op afgeschreven premies. Daarnaast lopen de inboedel-, aansprakelijkheids-, auto- en reisverzekering gewoon door tot iemand ze opzegt of overzet. Zeg ze niet te snel op; de inboedelverzekering is vaak nog maanden nodig.

Werkgever, verhuurder, hypotheekverstrekker

Licht de werkgever in: er is vaak nog een laatste salaris, vakantiegeld en soms een overlijdensuitkering van een of twee maandsalarissen. Woonde de persoon alleen in een huurwoning, dan eindigt de huurovereenkomst aan het einde van de tweede maand na het overlijden, maar je moet zelf opzeggen bij de verhuurder. Was er een medehuurder, dan loopt de huur door op diens naam. Bij een koopwoning meld je het bij de hypotheekverstrekker.

De dagelijkse dingen

Energie, water, internet en telefoon staan op naam en lopen door. Abonnementen en lidmaatschappen ook: streaming, de sportschool, de krant, de vakbond, periodieke donaties aan goede doelen. De meeste aanbieders stoppen zonder opzegtermijn als je een uittreksel van de overlijdensakte meestuurt, maar je moet daar expliciet om vragen. Komt de woning leeg te staan, laat dan de post doorsturen via de verhuisservice van PostNL; belangrijke brieven komen soms maanden later nog.

De online accounts, als laatste

Hier is geen haast bij, en dat is maar goed ook. Haal eerst de foto’s eruit: na het sluiten van een account zijn ze weg. Daarna kun je een profiel laten verwijderen of in herdenkingsstatus laten zetten. Wat er per platform mogelijk is en wat je ervoor nodig hebt, staat in wat er met je accounts gebeurt na een overlijden.

De volgorde die het beste werkt

1. Aangifte bij de gemeente, en meteen vijf tot tien uittreksels
2. De bank, zodat incasso’s stoppen en de saldi vastliggen
3. De verzekeraars, want claims hebben soms een termijn
4. Werkgever, pensioen, en de SVB voor een nabestaandenuitkering
5. Verhuurder of hypotheekverstrekker
6. Abonnementen, energie en telefoon
7. De online accounts, zonder haast

Automatisch betekent niet meteen, en niet altijd

Eén ding om niet te vergeten: controleer na een paar weken of de uitkeringen, toeslagen en de zorgverzekering daadwerkelijk zijn gestopt. De automatische keten werkt goed, maar niet onfeilbaar, en een uitkering die te lang doorliep wordt teruggevorderd. Dan is het alsnog jouw brief.

Houd daarom bij wie je hebt gebeld en wanneer. Dertig telefoontjes in twee weken lopen door elkaar, en de vraag “wanneer heeft u het doorgegeven?” komt gegarandeerd langs. Eén regel per gesprek in een schriftje is genoeg.

Alles op één lijst

De volledige volgorde met alle Nederlandse termijnen erbij staat in onze gratis checklist bij overlijden: zes pagina’s om te printen, met vakjes om af te vinken en een blad om bij te houden wie je hebt gebeld en wat ze nog nodig hebben. Wil je liever doorlezen, dan is de checklist na overlijden de uitgeschreven versie.

Wat bij dit alles het meest scheelt, merk je pas als het er niet is: een overzicht dat de overledene zelf had bijgehouden. Welke banken het waren, welke polissen er liepen, wie gebeld moest worden. Kinfolder is daarvoor gemaakt, een rustige plek om dat voor je eigen familie vast te leggen, versleuteld in je browser en pas gedeeld met de persoon die jij kiest op het moment dat het nodig is. Invullen is gratis, en het scheelt de volgende familie precies de telefoontjes op deze pagina.