Wat gebeurt er met je data als een bedrijf stopt?

Elke dienst die je gebruikt zal ooit veranderen of verdwijnen: overgenomen, van koers veranderd, failliet, of stilletjes uitgezet. Meestal kost dat je een login en wat ergernis. Maar als de dienst je dossiers, foto’s, documenten of de noodinformatie van je gezin bewaart, is de vraag wat er met je data gebeurt als een bedrijf stopt ineens niet hypothetisch meer. Het is de juiste vraag om te stellen vóór je iets uploadt dat ertoe doet.

Hoe sluitingen in de praktijk verlopen

De nette versie: het bedrijf kondigt een afbouw aan, geeft gebruikers een exportvenster, weken tot een paar maanden, en verwijdert daarna alles. Google geeft bij het schrappen van producten bijvoorbeeld doorgaans eerst een Takeout-route. Vang je de e-mail op tijd en werkt de export, dan ben je de dienst kwijt maar houd je de data.

De rommelige versies komen vaker voor dan iemand adverteert. Bij een overname gaat je data over naar de koper, onder een privacybeleid dat jij nooit koos. Bij een faillissement kan gebruikersdata letterlijk een actief op de balans zijn; de servers draaien zolang iemand de hostingrekening betaalt. En bij een stille dood reageert een kleine dienst op een dag gewoon nergens meer op, database en al.

In elke versie telt één deadline: het exportvenster. Data die je dan niet hebt veiliggesteld is weg, en er is niemand meer om te mailen.

De eigenschap die je beschermt: portabiliteit

Je kunt niet voorspellen welke bedrijven overleven. Je kunt wel diensten kiezen waarbij het niet uitmaakt. De test is simpel: kun je vandaag alles exporteren in een standaardformaat dat je volgende programma kan lezen?

Open formaten (bestanden, PDF’s, CSV, gewone afbeeldingen) betekenen dat je data de software overleeft die haar maakte. Gesloten formaten en exportknoppen die alleen samenvattingen opleveren betekenen lock-in, en lock-in plus sluiting is verlies. Het is een van de vijf vragen die we aanraden in is documenten digitaal bewaren veilig.

Bij nalatenschapsdiensten staat het meest op het spel

Nu het ongemakkelijke deel voor onze eigen branche. Een digitale kluis of nalatenschapsdienst vraagt je vertrouwen voor tientallen jaren, langer dan de meeste bedrijven bestaan. De informatie moet er over dertig jaar zijn, op een dag die niemand kan plannen. Een sluiting die je een afspeellijst kost is vervelend; een sluiting die je familie het overzicht van je rekeningen kost in de week dat ze het nodig hebben, sloopt het hele doel.

Juist hier mag je dus het meeste eisen, en zo hebben we Kinfolder ook ontworpen. Je map staat in de eerste plaats op je eigen apparaat, niet alleen op onze servers. En je kunt het geheel op elk moment in een paar klikken exporteren als standaardbestanden, zonder vragen. Zou Kinfolder morgen verdwijnen, dan heb jij nog steeds alles in handen, leesbaar voor elk programma. Wij vinden dat elke dienst die decennialang vertrouwen vraagt je precies dat verschuldigd is; onze beveiligingspagina legt de rest uit.

Drie gewoontes, tien minuten per jaar

1. Test de uitgang voor je instapt. Probeer de export op dag één. Geen echte export, geen gevoelige data.
2. Houd een lokale kopie van het onvervangbare. Van alles wat er echt toe doet hoort de hoofdkopie op een plek die jij beheert.
3. Lees de afbouwmails. De onderwerpregel “belangrijke wijzigingen in onze dienst” is waar exportvensters gemist worden.

Bedrijven zijn sterfelijk. Je gegevens hoeven dat niet te zijn.